Polityka prywatności serwisu OmniaSI
Wersja: 2026-09-22. Obowiązuje od dnia: 22.09.2026.
1. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych Użytkowników serwisu OmniaSI (omniasi.pl) jest Marcin Marcinkowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Coding.Net Marcin Marcinkowski, ul. Targowa 18/301, 45-067 Opole, NIP 7842483557, REGON 521184962, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („Administrator").
- Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@omniasi.pl. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
- Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.
2. Jakie dane przetwarzamy
2.1. Dane Konta: adres e-mail, hasło w postaci nieodwracalnego skrótu (hash), opcjonalna nazwa wyświetlana, data i wersja zaakceptowanego Regulaminu, data i wersja udzielonej zgody marketingowej (jeśli udzielono), identyfikator Planu i jego status.
2.2. Treści wprowadzane do Serwisu: pytania zadawane w czacie, pytania uzupełniające, polecenia do analizy dokumentów oraz Wyniki. Treść pytań jest w całości zapisywana w historii rozmów. Jeżeli Użytkownik wprowadza do pytań dane osobowe (własne lub osób trzecich), są one przetwarzane jako część tej treści.
2.3. Dokumenty przekazane do analizy: treść dokumentu jest przetwarzana wyłącznie w pamięci operacyjnej na czas analizy (do 60 minut od zakończenia sesji) i nie jest zapisywana na dysku ani w bazie danych. Zapisywane są: nazwa pliku, liczba stron, polecenie Użytkownika oraz Wyniki analizy (werdykty i uzasadnienia per jednostka redakcyjna), które mogą parafrazować fragmenty dokumentu.
2.4. Oceny i uwagi: ocena odpowiedzi (przydatna / błędna / niepotrzebna odmowa) i opcjonalny komentarz Użytkownika.
2.5. Dane rozliczeniowe: identyfikator klienta i subskrypcji u operatora płatności, status płatności, dane do faktury podane przez Użytkownika. Dane karty płatniczej są podawane bezpośrednio operatorowi płatności; Administrator nie ma do nich dostępu.
2.6. Dane techniczne: adres IP, data i godzina żądania, identyfikator przeglądarki i systemu operacyjnego, zapisywane w logach serwera i dostawcy infrastruktury w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ograniczania nadużyć. Aplikacja nie zapisuje adresów IP w bazie danych Użytkowników.
2.7. Logi aplikacji: zapisy techniczne o działaniu Serwisu (błędy, czasy odpowiedzi, użyte funkcje), tworzone w celach diagnostycznych i utrzymaniowych, bez powiązania z danymi Konta. Logi są przechowywane przez okres wskazany w pkt 8 i nie są udostępniane podmiotom trzecim poza dostawcą infrastruktury.
2.8. Korespondencja: adres e-mail i treść wiadomości kierowanych do Administratora, w tym reklamacji.
2.9. Zużycie: liczniki wykorzystanych Zapytań w Okresie rozliczeniowym, powiązane z Kontem.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Świadczenie usług Serwisu: prowadzenie Konta, udzielanie odpowiedzi, analiza dokumentów, historia rozmów, pytania uzupełniające | 2.1, 2.2, 2.3, 2.9 | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) |
| Rozliczenia, faktury, rachunkowość, podatki | 2.1, 2.5 | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO |
| Bezpieczeństwo Serwisu, ograniczanie nadużyć, limity | 2.6, 2.7, 2.9 | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) |
| Poprawa jakości odpowiedzi na podstawie ocen Użytkowników oraz diagnostyka i rozwój funkcji Serwisu | 2.4 wraz z powiązaną rozmową, 2.7 | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Obsługa reklamacji i korespondencji, dochodzenie i obrona roszczeń | 2.8, 2.1 | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Komunikaty serwisowe (zmiany Regulaminu, przerwy techniczne, bezpieczeństwo Konta) | 2.1 | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO |
| Informacje marketingowe o Serwisie wysyłane e-mailem | 2.1 | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), którą można cofnąć w każdej chwili w panelu Konta lub pisząc na kontakt@omniasi.pl |
| Pomiar ruchu w Serwisie (zagregowane statystyki odwiedzin bez identyfikacji osób, patrz pkt 10) | dane techniczne w formie zagregowanej | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Podanie danych Konta jest niezbędne do zawarcia Umowy. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
4. Dane osób trzecich w Treściach Użytkownika
- Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania danych osobowych klientów Użytkownika ani innych osób trzecich i nie wymaga takich danych do prawidłowego działania.
- Jeżeli Treści Użytkownika zawierają dane osobowe osób trzecich, Użytkownik jest zobowiązany zanonimizować je przed wprowadzeniem do Serwisu. Stan faktyczny należy opisywać bez danych identyfikujących (imion i nazwisk, numerów PESEL, adresów, sygnatur niepublikowanych spraw).
- Za anonimizację Treści Użytkownika przed ich wprowadzeniem do Serwisu odpowiada Użytkownik. Serwis może ostrzec o wykrytych identyfikatorach, ale ich nie usuwa i nie maskuje.
- Przekazanie Administratorowi danych osobowych osób trzecich jest możliwe wyłącznie po zawarciu odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowę Administrator udostępnia na wniosek złożony na adres kontakt@omniasi.pl.
5. Sztuczna inteligencja
- Do generowania Wyników Serwis wykorzystuje modele językowe o otwartych wagach, uruchamiane na infrastrukturze dostawców z siedzibą w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym. Do dostawcy modelu przekazywana jest treść pytania, powiązane fragmenty źródeł oraz, w analizie dokumentów, treść analizowanych fragmentów dokumentu; dostawca przetwarza je wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi.
- Aktualna lista dostawców infrastruktury modeli znajduje się w pkt 6. Administrator nie korzysta z modeli, których dostawcy wykorzystują treści zapytań do trenowania.
- Treści Użytkownika nie są wykorzystywane do trenowania, douczania (fine-tuningu), testowania, kalibracji, walidacji ani jakiejkolwiek innej formy optymalizacji modeli sztucznej inteligencji lub algorytmów uczenia maszynowego - ani przez Administratora, ani przez podmioty z nim współpracujące, ani przez dostawców infrastruktury.
- Serwis nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO. Wyniki są oznaczane jako treść wygenerowana przez sztuczną inteligencję.
6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane mogą być przetwarzane przez podmioty działające na zlecenie Administratora na podstawie umów powierzenia, wyłącznie w zakresie niezbędnym do danej usługi:
| Kategoria | Podmiot | Siedziba / lokalizacja przetwarzania | Zakres danych |
|---|---|---|---|
| Hosting aplikacji i bazy danych | Hetzner Online GmbH | Niemcy / Finlandia (EOG) | wszystkie dane z pkt 2 |
| Infrastruktura modeli sztucznej inteligencji, embeddingów i rerankingu | CloudFerro S.A. | Polska (region WAW3-2, Warszawa) | treść zapytań, fragmenty źródeł, fragmenty analizowanych dokumentów (bez zapisu u dostawcy) |
| Płatności i subskrypcje | Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) oraz Stripe, Inc. (USA) | UE / USA | adres e-mail, identyfikator Konta, dane do faktury, dane płatnicze podane bezpośrednio Stripe |
Ponadto dane mogą być udostępnione organom publicznym na podstawie przepisów prawa oraz doradcom prawnym Administratora w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony roszczeń.
Z treścią pytań, dokumentów i Wyników mogą zetknąć się wyłącznie dostawca infrastruktury modeli i dostawca hostingu; wskazuje ich Lista podmiotów przetwarzających, dostępna pod adresem omniasi.pl/podprocesorzy. Żaden inny odbiorca nie otrzymuje treści pytań, dokumentów ani Wyników.
Poza podmiotami z powyższej tabeli Administrator korzysta z usług wspierających prowadzenie własnej działalności, w szczególności obsługi księgowej i poczty transakcyjnej. Podmioty te mają dostęp wyłącznie do adresu e-mail i danych rozliczeniowych Użytkownika, w zakresie niezbędnym do wysyłki wiadomości systemowych oraz wystawienia i zaksięgowania faktury. Nie otrzymują treści pytań, dokumentów ani Wyników.
Administrator informuje Użytkowników o zmianie podmiotów z tabeli w pkt 6 przez aktualizację niniejszej Polityki. O zmianie podmiotów z Listy podmiotów przetwarzających Użytkownicy, z którymi zawarto umowę powierzenia, są informowani na adres e-mail Konta z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, z prawem zgłoszenia sprzeciwu na zasadach wskazanych w tej Liście.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Treść pytań, dokumentów i Wyników jest przetwarzana wyłącznie na terenie Unii Europejskiej lub EOG.
- Poza EOG mogą być przekazywane wyłącznie dane Konta i dane rozliczeniowe, w zakresie wskazanym w pkt 6, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na kontakt@omniasi.pl.
8. Okres przechowywania
| Dane | Okres |
|---|---|
| Historia rozmów (pytania, Wyniki, źródła) oraz raporty z analiz dokumentów | 6 miesięcy od ostatniej aktywności w danej rozmowie lub analizie, następnie automatyczne usunięcie; wcześniej na żądanie Użytkownika |
| Treść dokumentów przekazanych do analizy | wyłącznie w pamięci operacyjnej na czas analizy, do 60 minut od zakończenia sesji; nie jest zapisywana |
| Dane Konta | przez czas trwania Umowy, a po jej zakończeniu do 30 dni na realizację usunięcia; dane niezbędne do obrony roszczeń do upływu okresu przedawnienia |
| Dane rozliczeniowe i faktury | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Zgoda marketingowa i jej cofnięcie | do cofnięcia zgody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń w celu wykazania, że zgoda była udzielona |
| Liczniki zużycia | przez czas trwania Umowy, w formie zagregowanej także później na potrzeby statystyk |
| Logi techniczne i kopie zapasowe | przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i ciągłości działania Serwisu |
| Korespondencja i reklamacje | przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń |
9. Prawa osób, których dane dotyczą
- Każdemu przysługuje prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (w zakresie przetwarzanym na podstawie umowy lub zgody), sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu oraz cofnięcia zgody w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
- Wnioski można kierować na adres kontakt@omniasi.pl. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca; w sprawach złożonych termin może być przedłużony o dwa miesiące, o czym Administrator informuje.
- Usunięcie Konta i danych z nim powiązanych następuje na żądanie złożone w panelu Konta lub e-mailem, w terminie do 30 dni. Usunięcie jest nieodwracalne.
- Każdemu przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
10. Cookies i pomiar ruchu
- Serwis wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do działania: utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika oraz ochrony formularzy przed nadużyciami. Szczegóły zawiera Polityka cookies.
- Serwis nie wykorzystuje cookies analitycznych, marketingowych ani narzędzi profilujących i nie przekazuje danych o aktywności Użytkowników podmiotom trzecim w celach marketingowych.
- Do pomiaru ruchu Serwis wykorzystuje narzędzie Umami uruchomione na infrastrukturze Administratora, które zlicza odwiedziny w formie zagregowanej, bez plików cookies, bez zapisywania adresu IP i bez identyfikowania osób (identyfikatory sesji są jednokierunkowo skracane i zmieniają się codziennie). Dane pomiaru nie są przekazywane podmiotom trzecim - narzędzie jest hostowane przez Administratora u dostawcy hostingu wskazanego w pkt 6, a nie u zewnętrznego dostawcy analityki. Pomiar nie wymaga zgody, ponieważ nie wiąże się z zapisywaniem informacji na urządzeniu Użytkownika ani z dostępem do informacji już tam zapisanych.
11. Bezpieczeństwo
Połączenia z Serwisem są szyfrowane (TLS). Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu. Treść dokumentów nie jest zapisywana. Dostęp do bazy danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, w zakresie niezbędnym do utrzymania Serwisu. Ciasteczko sesji jest oznaczone jako HttpOnly i Secure.
12. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany zakresu usług, podmiotów przetwarzających lub przepisów prawa. Aktualna wersja z datą wejścia w życie jest publikowana pod adresem omniasi.pl/prywatnosc. O istotnych zmianach Administrator informuje Użytkowników na adres e-mail Konta.