Polityka prywatności serwisu OmniaSI

Wersja: 2026-09-15. Obowiązuje od dnia: 15.09.2026.

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników serwisu OmniaSI (omniasi.pl) jest Marcin Marcinkowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Coding.Net Marcin Marcinkowski, ul. Targowa 18/301, 45-067 Opole, NIP 7842483557, REGON 521184962, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („Administrator").
2. Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@omniasi.pl. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
3. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

2. Jakie dane przetwarzamy

2.1. Dane Konta: adres e-mail, hasło w postaci nieodwracalnego skrótu (hash), opcjonalna nazwa wyświetlana, data i wersja zaakceptowanego Regulaminu, data i wersja udzielonej zgody marketingowej (jeśli udzielono), identyfikator Planu i jego status.

2.2. Treści wprowadzane do Serwisu: pytania zadawane w czacie, pytania uzupełniające, polecenia do analizy dokumentów oraz Wyniki. Treść pytań jest w całości zapisywana w historii rozmów. Jeżeli Użytkownik wprowadza do pytań dane osobowe (własne lub osób trzecich), są one przetwarzane jako część tej treści.

2.3. Dokumenty przekazane do analizy: treść dokumentu jest przetwarzana wyłącznie w pamięci operacyjnej na czas analizy (do 60 minut od zakończenia sesji) i nie jest zapisywana na dysku ani w bazie danych. Zapisywane są: nazwa pliku, liczba stron, polecenie Użytkownika oraz Wyniki analizy (werdykty i uzasadnienia per jednostka redakcyjna), które mogą parafrazować fragmenty dokumentu.

2.4. Oceny i uwagi: ocena odpowiedzi (przydatna / błędna / niepotrzebna odmowa) i opcjonalny komentarz Użytkownika.

2.5. Dane rozliczeniowe: identyfikator klienta i subskrypcji u operatora płatności, status płatności, dane do faktury podane przez Użytkownika. Dane karty płatniczej są podawane bezpośrednio operatorowi płatności; Administrator nie ma do nich dostępu.

2.6. Dane techniczne: adres IP, data i godzina żądania, identyfikator przeglądarki i systemu operacyjnego, zapisywane w logach serwera i dostawcy infrastruktury w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ograniczania nadużyć. Aplikacja nie zapisuje adresów IP w bazie danych Użytkowników.

2.7. Logi aplikacji: zapisy techniczne o działaniu Serwisu (błędy, czasy odpowiedzi, użyte funkcje), tworzone w celach diagnostycznych i utrzymaniowych, bez powiązania z danymi Konta. Logi są przechowywane przez okres wskazany w pkt 8 i nie są udostępniane podmiotom trzecim poza dostawcą infrastruktury.

2.8. Korespondencja: adres e-mail i treść wiadomości kierowanych do Administratora, w tym reklamacji.

2.9. Zużycie: liczniki wykorzystanych Zapytań w Okresie rozliczeniowym, powiązane z Kontem.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Podanie danych Konta jest niezbędne do zawarcia Umowy. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

4. Dane klientów Użytkownika i innych osób trzecich (powierzenie przetwarzania)

1. Serwis jest narzędziem pracy profesjonalistów. Jeżeli Użytkownik wprowadza do Serwisu dane osobowe swoich klientów lub innych osób trzecich, Użytkownik pozostaje administratorem tych danych, a Administrator przetwarza je wyłącznie w celu wykonania usługi na jego rzecz, jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Jeżeli Użytkownik przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający na rzecz swojego klienta, Administrator działa jako dalszy podmiot przetwarzający, a niniejszy punkt stanowi w tym zakresie umowę dalszego powierzenia.
2. Zalecamy opisywanie stanu faktycznego bez danych identyfikujących osoby (imion i nazwisk, numerów PESEL, adresów, sygnatur niepublikowanych spraw). Serwis może ostrzec o wykrytych identyfikatorach, ale ich nie usuwa i nie maskuje.
3. Niniejszy punkt stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO, zawieraną w postaci elektronicznej z chwilą akceptacji Regulaminu i Polityki prywatności przy zakładaniu Konta. Zawarcie odrębnego dokumentu nie jest wymagane.
4. Przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania: przetwarzanie danych osobowych zawartych w Treściach Użytkownika i Wynikach, w celu i w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Serwisu opisanych w Regulaminie, przez czas trwania Umowy, z uwzględnieniem okresów przechowywania z pkt 8.
5. Rodzaj danych i kategorie osób: zakres zależy wyłącznie od tego, co Użytkownik wprowadzi do Serwisu. Mogą to być dane klientów Użytkownika, stron, pełnomocników i innych osób występujących w opisywanej sprawie, w tym — jeżeli Użytkownik je wprowadzi — dane z art. 9 i 10 RODO. Administrator nie ma wpływu na tę decyzję; ocena dopuszczalności wprowadzenia konkretnych danych należy do Użytkownika.
6. Obowiązki Administratora. Administrator:
   1. przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika; za takie polecenie uznaje się Regulamin, niniejszą Politykę oraz czynności wykonywane przez Użytkownika w Serwisie;
   2. dopuszcza do powierzonych danych wyłącznie osoby, których dostęp jest niezbędny, zobowiązane do zachowania poufności bezterminowo, także po zakończeniu współpracy;
   3. stosuje środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, opisane w pkt 11;
   4. korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających wyłącznie na zasadach określonych w Liście podmiotów przetwarzających (omniasi.pl/podprocesorzy), z prawem sprzeciwu Użytkownika, i odpowiada za nie zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO;
   5. pomaga Użytkownikowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, i nie rozpatruje takich żądań samodzielnie, o ile nie wymaga tego prawo;
   6. pomaga Użytkownikowi w wykonaniu obowiązków z art. 32–36 RODO, w zakresie odpowiadającym charakterowi przetwarzania i dostępnym informacjom;
   7. zawiadamia Użytkownika o naruszeniu ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, przekazując informacje potrzebne do wykonania obowiązków z art. 33–34 RODO;
   8. po zakończeniu Umowy usuwa powierzone dane zgodnie z pkt 8; zwrot danych następuje w zakresie technicznie możliwym;
   9. udostępnia Użytkownikowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO. Prawo audytu realizowane jest w pierwszej kolejności przez udostępnienie informacji i dokumentacji; audyt bezpośredni wymaga wcześniejszego uzgodnienia terminu i zakresu i nie może prowadzić do ujawnienia danych innych Użytkowników.
7. Oświadczenie Użytkownika. Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do powierzenia danych w powyższym zakresie, dysponuje odpowiednią podstawą prawną, a w przypadku działania jako podmiot przetwarzający — odpowiednim umocowaniem administratora do dalszego powierzenia.
8. Przetwarzanie powierzonych danych odbywa się na zasadach opisanych w niniejszej Polityce: bez trenowania modeli, bez udostępniania innym Użytkownikom, z automatycznym usuwaniem historii po 6 miesiącach, z możliwością wcześniejszego usunięcia na żądanie.

5. Sztuczna inteligencja

1. Do generowania Wyników Serwis wykorzystuje modele językowe o otwartych wagach, uruchamiane na infrastrukturze dostawców z siedzibą w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym. Do dostawcy modelu przekazywana jest treść pytania, powiązane fragmenty źródeł oraz, w analizie dokumentów, treść analizowanych fragmentów dokumentu; dostawca przetwarza je wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi.
2. Aktualna lista dostawców infrastruktury modeli znajduje się w pkt 6. Administrator nie korzysta z modeli, których dostawcy wykorzystują treści zapytań do trenowania.
3. Treści Użytkownika nie są wykorzystywane do trenowania, douczania (fine-tuningu), testowania, kalibracji, walidacji ani jakiejkolwiek innej formy optymalizacji modeli sztucznej inteligencji lub algorytmów uczenia maszynowego — ani przez Administratora, ani przez podmioty z nim współpracujące, ani przez dostawców infrastruktury.
4. Serwis nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO. Wyniki są oznaczane jako treść wygenerowana przez sztuczną inteligencję.

6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty działające na zlecenie Administratora na podstawie umów powierzenia, wyłącznie w zakresie niezbędnym do danej usługi:

Ponadto dane mogą być udostępnione organom publicznym na podstawie przepisów prawa oraz doradcom prawnym Administratora w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony roszczeń.

Z treścią pytań, dokumentów i Wyników — czyli z danymi powierzonymi przez Użytkownika w trybie pkt 4 — mogą zetknąć się wyłącznie dostawca infrastruktury modeli i dostawca hostingu; wskazuje ich Lista podmiotów przetwarzających, dostępna pod adresem omniasi.pl/podprocesorzy. Żaden inny odbiorca nie otrzymuje treści pytań, dokumentów ani Wyników.

Poza podmiotami z powyższej tabeli Administrator korzysta z usług wspierających prowadzenie własnej działalności, w szczególności obsługi księgowej i poczty transakcyjnej. Podmioty te mają dostęp wyłącznie do adresu e-mail i danych rozliczeniowych Użytkownika, w zakresie niezbędnym do wysyłki wiadomości systemowych oraz wystawienia i zaksięgowania faktury. Nie otrzymują treści pytań, dokumentów ani Wyników.

Administrator informuje Użytkowników o zmianie podmiotów z tabeli w pkt 6 przez aktualizację niniejszej Polityki. O zmianie podmiotów z Listy podmiotów przetwarzających Użytkownicy, z którymi zawarto umowę powierzenia, są informowani na adres e-mail Konta z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, z prawem zgłoszenia sprzeciwu na zasadach wskazanych w tej Liście.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Treść pytań, dokumentów i Wyników jest przetwarzana wyłącznie na terenie Unii Europejskiej lub EOG.
2. Poza EOG mogą być przekazywane wyłącznie dane Konta i dane rozliczeniowe, w zakresie wskazanym w pkt 6, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na kontakt@omniasi.pl.

8. Okres przechowywania

9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdemu przysługuje prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (w zakresie przetwarzanym na podstawie umowy lub zgody), sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu oraz cofnięcia zgody w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
2. Wnioski można kierować na adres kontakt@omniasi.pl. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca; w sprawach złożonych termin może być przedłużony o dwa miesiące, o czym Administrator informuje.
3. Usunięcie Konta i danych z nim powiązanych następuje na żądanie złożone w panelu Konta lub e-mailem, w terminie do 30 dni. Usunięcie jest nieodwracalne.
4. Każdemu przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

10. Cookies i pomiar ruchu

1. Serwis wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do działania: utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika oraz ochrony formularzy przed nadużyciami. Szczegóły zawiera Polityka cookies.
2. Serwis nie wykorzystuje cookies analitycznych, marketingowych ani narzędzi profilujących i nie przekazuje danych o aktywności Użytkowników podmiotom trzecim w celach marketingowych.
3. Do pomiaru ruchu Serwis wykorzystuje narzędzie Umami uruchomione na infrastrukturze Administratora, które zlicza odwiedziny w formie zagregowanej, bez plików cookies, bez zapisywania adresu IP i bez identyfikowania osób (identyfikatory sesji są jednokierunkowo skracane i zmieniają się codziennie). Dane pomiaru nie są przekazywane podmiotom trzecim — narzędzie jest hostowane przez Administratora u dostawcy hostingu wskazanego w pkt 6, a nie u zewnętrznego dostawcy analityki. Pomiar nie wymaga zgody, ponieważ nie wiąże się z zapisywaniem informacji na urządzeniu Użytkownika ani z dostępem do informacji już tam zapisanych.

11. Bezpieczeństwo

Połączenia z Serwisem są szyfrowane (TLS). Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu. Treść dokumentów nie jest zapisywana. Dostęp do bazy danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, w zakresie niezbędnym do utrzymania Serwisu. Ciasteczko sesji jest oznaczone jako HttpOnly i Secure.

12. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany zakresu usług, podmiotów przetwarzających lub przepisów prawa. Aktualna wersja z datą wejścia w życie jest publikowana pod adresem omniasi.pl/prywatnosc. O istotnych zmianach Administrator informuje Użytkowników na adres e-mail Konta.